一、审批原则和要求
（一）出访团组要人员精干，结构合理。同一单位的负责人原则上不同团出访或同时分别率团出访同一国家（地区）。
（二）严格控制在外停留时间。出访一个国家（地区）一般不超过7天；出访两个国家（地区）一般不超过12天；出访三个国家（地区）一般不超过15天。一次出访，一般不超过三个国家（地区）。出国参展团组，按实际展出天数前后各加4天。如确因工作需要时间较长的，要写明情况和理由。未经批准，不得增加出访国家（地区）和延长在外停留时间。
（三）杜绝无实质性内容的出访，对一般性考察或出访任务不明确的团组不批，出国团组中行政人员不超过40%。
（四）商务厅负责及时向各设区市商务局和省直有关部门通报政策变更情况，定期检查指导其审核工作，及时发现和纠正存在的问题；每年初向省政府呈报上年度出国团组审批情况总结，并将全年商务团组审批卷整理完备，报省政府存档。
二、审批范围
审批下列团组中县处级及其以下人员的商务团组临时出国（境）人员：省外贸、工贸进出口公司的经贸团组、工贸团组；除秦皇岛、唐山、沧州和石家庄市以外的放权企业经贸团组、三资企业经贸团组；参加中央和外省、市组团的经贸团组；经济援助、工程承包和劳务合作项目的考察洽谈团组；经中国贸促会或国家商务部批准出国参展的经贸团组；全省商务系统的商务类考察洽谈团组及省贸促会组织的经贸团组。
三、申报程序
（一）有进出口经营权的省直外贸、工贸、商贸公司派出经贸团组，由该企业（单位）行正式请示文件提出申请，报省商务厅审批。
（二）各设区市有进出口经营权、外贸经营权的企业及合资企业（只限本企业中方人员）派出的贸易团组，由该企业（单位）行正式请示文件提出申请，报所在设区市商务局（外经贸局）审核后并出具同意函，报省商务厅审批。
（三）中央各部委、国家专业进出口总公司及外省、市组团的贸易团组和参展团组涉及我省人员时，根据涉及人员隶属情况，参照上述程序办理。
（四）商务厅派出商务考察洽谈团组，所涉及到的商务厅机关干部需填写“商务厅机关干部出国申请表”，经厅主要领导审批后按程序办理出访手续；
（五）各设区市商务局派出商务考察洽谈团组，由该设区市商务局行正式请示文件，报商务厅审批。
四、审批程序
（一）国际经贸关系处承办人员进行初审，填写《河北省临时出国、出境团组呈批笺》。
（二）主管处长审核后报主管外事工作的厅领导审批。
（三）厅领导签批同意后，按下列情况分别办理。
1．赴港、澳地区的出访团组，给省外办出具商务厅同意函，由省外办审批、签发“河北省人民政府出国、赴港澳任务批件”。
2．赴已建交国家的出访团组，签发“河北省人民政府出国、赴港澳任务批件”一式三份（外交部统办国家批件一式四份），在其中一份上加盖“购汇专用章”用于换汇，国际经贸关系处留一份存档。
3．赴未建交国家的出访团组，商务厅行正式文件请示商务部，待批复同意后签发“河北省人民政府出国、赴港澳任务批件”，文件份数及要求同上。
4．涉及外省、市人员的出访团组，签发“河北省人民政府出国、赴港澳任务批件”，文件份数及要求同上。对涉及人员签发“河北省人民政府出国、赴港澳任务通知书”。
5．随中央各部委、国家专业进出口总公司及外省、市组团的出访人员，签发“河北省人民政府出国、赴港澳任务确认件”。
6．20人以上办展团组，需经省有关部门会审后由省外办呈文，报省政府审批。
五、审批材料要求
（一）由单位主管领导签发并带编号的正式出国请示文件。内容包括：
1．国（境）外发邀单位的名称；
2．有充分和实质性内容的出访目的及任务，推销（或进口）的主要商品名称、数量、成交指标；
3．拟出访的国家（地区）及出访路线；
4．拟出访日期和在外停留时间；
5．出访费用来源及预算金额；
6．出访人员名单，包括姓名、性别、年龄、工作单位、职务或职称（名单附后的需加盖公章），注明翻译人员。
（二）有效邀请函的复印件及准确的中文翻译打印件。邀请函内容包括：被邀人员姓名、单位、出访日期、在外停留时间、邀请事由、费用情况、发邀单位的名称、地址、电话、传真、姓名及职务。
（三）所有出访人员的身份证复印件。
（四）随中央各部委、国家专业进出口总公司及外省、市组团的出访人员，报批时需附“出国、赴港澳任务通知书”（正件）、“出国、赴港澳任务批件”（复印件），不再提供外方邀请函。
（五）涉及省内其它单位人员的出访团组，需附涉及单位填写的“因公出国赴港澳同意函”，并加盖省直部门或设区市外办公章；涉及外省、市人员的，需附“双跨团组征求意见函”。
（六）各设区市有进出口权的企业人员的出访团组，需附设区市商务局（外经贸局）主管领导签发并加盖公章的“河北省临时出国、出境团组呈批表”。
六、审批时间及其他
（一）在出访人员申报材料完备无误的情况下，审批过程一般不超过3个工作日。
（二）承办人员审核团组的批准用汇使用情况后，在组团单位填写的“出境团组费用明细表”加盖国际经贸关系处章，由换汇银行办理外汇核销手续。
（三）出访团组在回国后15日内需将盖有公章的出访总结表报省商务厅国际经贸关系处。出访总结内容包括：出访任务完成情况、市场调研情况、外汇使用情况、遵守外事纪律和安全保密情况、存在问题和建议等。
（四）国际经贸关系处要及时向各设区市商务局宣传政策变更情况，定期检查指导其审核、把关情况，发现问题要及时纠正。按照省委、省政府要求，国际经贸关系处负责每年初向省政府呈报上年度出国团组审批情况总结，并将全年商务团组审批卷整理完备，报省政府存档。
