各会计师事务所、资产评估机构：
为规范会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理，维护会计师事务所、资产评估机构及执业人员的合法权益，现将《河北省会计师事务所、资产评估机构业务档案管理暂行办法》印发给你们，请认真贯彻执行。

河北省会计师事务所 资产评估机构业务档案管理暂行办法

第一章 总则

第一条 为规范会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理，维护会计师事务所、资产评估机构及执业人员的合法权益，根据《中华人民共和国注册会计师法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河北省档案工作条例》和《中国注册会计师独立审计准则》，制定本办法。
第二条 本办法所称业务档案是指会计师事务所、资产评估机构在执行审计、验资、资产评估、会计咨询、会计服务、税务代理等业务过程中形成的对本单位以及对国家、社会具有利用、保存价值的各种文件资料（包括不同载体形式）。
第三条 业务档案归接受委托的会计师事务所、资产评估机构所有，受国家法律保护。会计师事务所、资产评估机构承担保护档案的义务。
会计师事务所、资产评估机构业务档案实行集中统一管理的原则，以确保档案的安全、完整、准确系统和有效利用。
第四条 会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理应当按照规范化、科学化、制度化的要求，对业务报告、工作底稿等业务资料进行收集、分类、立卷、整理、编目、归档、保管、利用、鉴定和销毁。
第五条 会计师事务所、资产评估机构应当加强对其业务档案工作的领导，建立健全档案管理规章制度，集中统一管理业务档案，并明确专人负责本单位的业务档案管理。档案管理人员应当具备良好的职业道德和有关档案管理的专业知识。
会计师事务所、资产评估机构设立的分支机构的业务档案应与总所的业务档案统一存放、统一管理。
第六条 会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理工作接受同级档案行政管理部门、河北省财政厅和河北省注册会计师协会的监督、指导。

第二章 业务档案的管理

第七条 为便于业务档案的管理，会计师事务所、资产评估机构应当按业务类别采取科学、规范的业务报告编号，同一业务类别不得出现重号、空号。执业人员负责具体业务档案资料的收集、分类及整顿秩序理等立卷工作。
第八条 执业人员在业务结束后，应当将执业过程中形成的工作底稿进行整理立卷，并及时向本单位档案管理人员移交。任何人不得拒绝归档或将工作底稿据为已有。
第九条 业务档案的立卷程序包括组郑、拟写案卷标题、卷内文件材料的排列与编号，填写卷内目录和备考表及装订等工作。
一、组卷：按照一个委托单位一项业务单独组卷的原则，每一项业务可以组成一个案卷或若干卷。对于一项业务需要组成若干卷时，在每卷封面上必须注明该项业务共有多少卷，此卷是第 卷。
二、排序：执业人员应当将准备归档的工作底稿按综合类工作底稿、业务类工作底稿和备查类工作底稿以及具体业务的内在勾稽关系排列顺序。
三、装订：在装订前要除去文件材料上金属物，案卷一律在左侧线装订并要牢固整齐美观。
四、移交：业务部门立卷完毕后应及时将业务档案向本单位档案管理人员移交，并办理移交手续。
第十条 本单位档案管理人员结合实际采用“分年茺法”或“混年度法”，本着便于查找、利用的原则，对业务档案编制案卷目录。
第十一条 会计师事务所、资产评估机构的业务档案采用“复式结构分类法”进行分类，其方法有：
一、按“年度―业务项目―委托单位”分类。将业务档案先按年度分开，然后每个年度下再按业务项目分开，之后每一个业务项目不规则按委托单位分开。其中业务项目按照审计、验资、资产评估、会计咨询、会计服务、税务代理、其他等进行分项。
二、按“年度―委托单位―业务项目”分类。即先按年度分开，然后在年度下按委托单位分开，在每一个委托单位之下再按业务项目分类，业务项目分类方法同上。
三、按“委托单位―年度―业务项目”分类。即先按委托单位分类，然后在按年度分类，最后在年度下再按业务项目进行分类。业务项目分类方法同上。
会计师事务所、资产评估机构可根据情况自行选项定一种分类方法，分类方法一经确定，不得随意更改。
第十二条 业务档案分为永久性档案和当期档案。
永久性档案是指那些具有长期使用价值，并对以后工作具有重要影响和直接作用的业务档案。
当期档案是指那些纪录内容经常变化，只供当期使用和下期参考的业务档案。
第十三条 业务档案的保管年限如下：
一、当期档案自业务报告签发之日起保存十年；
二、永久性档案应长期保存；
三、不再继续委托的业务单位，永久性档案的保管年限与最近一年当期档案的保管年限相同。
第十四条 业务档案必须设专柜保管，要做好八防，即：防盗窃、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染，确保业务档案的安全。
第十五条 会计师事务所、资产评估机构的业务档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，安排有关人员监交。交接手续办理完毕后，移交人、接受人、监交人应在移交表上签章。移交人必须办完移交手续方可离开。
第十六条 会计师事务所、资产评估机构应当建立健全业务档案交接、借阅、复印登记、保密等管理制度，完善业务档案借阅手续，对业务档案中涉及的商业秘密予以保密。
第十七条 会计师事务所、资产评估机构中的任何人不得对档案进行毁损、涂改、伪造和泄密。对违反规定已造成损失的人员，由档案行政管理部门、有关主管部门依法处理。
第十八条 会计师事务所、资产评估机构因撤销、解散或其他原因而终止的，其业务档案由股东或合伙人代为保管，或以全体股东或合伙人的名义交由所属地国家档案馆根据档案价值确定接受或有偿代管，按照自终止之日起十年的期限代为保管，保管费用在清算费中列支。会计师事务所、资产评估机构合并的，原各会计师事务所、资产评估机构的业务档案由合并后的会计师事务所、资产评估机构保管。
第十九条 业务档案保管期满后，应及时进行鉴定工作，对确定没有继续保存价值的进行销毁。由本单位档案管理人员编造销毁清册，经股东大会履行法定程序后，做出销毁业务档案决议，并由机构负责人和本单位档案管理人员共同在销毁清册上签字后销毁。销毁清册上需注明“已销毁”字样和确切的日期。
第二十条 会计师事务所、资产评估机构的业务档案销毁决议和清册由本所长期保管，并报河北省注册会计师协会备案。

第三章 业务档案的利用
第二十一条 业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复制和摘录等。
第二十二条 会计师事务所、资产评估机构的有关人员借阅业务档案要严格执行借阅制度。
第二十三条 法院、检察院及有关部门依法查阅会计师事务所、资产评估机构业务档案时，按规定办理必要手续后方可查阅。
第二十四条 因执业需要，并经委托人同意，不同会计师事务所、资产评估机构之间的执业人员可以要求查阅业务档案。
第二十五条 查阅业务档案的单位和个人，未经档案所有者同意，不得自行复制。
第二十六条 外单位需要复制时，应在复制件上注明案卷号、页号、复制无误等字样，同时加盖本单位查阅档案专用章。

第四章 附则

第二十七条 会计咨询、会计服务的业务档案参照本办法执行。税务代理及今后开展的其他业务工作形成的业务档案按照行业管理部门规定执行，没有规定的参照本办法执行。
第二十八条 本办法自2002年7月1日起执行。
第二十九条 本办法由河北省财政厅、河北省档案忆委托河北省注册会计师协会负责解释。